En esta ocasión les quiero hablar de un tema común a la mayoría: el complicado manejo del tiempo. Esta semana asistí a una capacitación en manejo efectivo del tiempo, donde me pude dar cuenta que al menos yo, exteriorizo y culpo mucho a los factores externos por el hecho de que no me alcanza realmente el tiempo para hacer todo lo que quisiera hacer. Les quiero contar lo que aprendí para hacer del manejo del tiempo algo más efectivo:
Lo primero es determinar si asumo el papel de pasajero o de conductor de mi tiempo y mi vida. El pasajero piensa que su vida es una consecuencia de factores externos, espera que las cosas pasen, asume un rol de víctima, el tiempo no le alcanza porque los demás bla bla bla, y además de eso se queja constantemente!!!, siempre encuentra una excusa externa. En cambio el conductor es el protagonista de su propia vida, siempre asume su responsabilidad, toma la iniciativa, actúa, ve constantemente oportunidades en su entorno, no se resigna ante lo que no está bajo su control, en cambio se adapta!. Les voy a dar un ejemplo: Cuando se llegó tarde a un lugar, el pasajero culpará al tráfico (no es culpa suya), el conductor en cambio asume que calculó mal el tiempo y piensa en cómo hacerlo bien la próxima vez y lo hace!.
Cómo empezar a ser conductor? Les recomiendo hacer un listado de las principales razones por las cuáles piensen que el día no les alcanza para hacer todo lo que planean o quieren y denle un porcentaje de “responsabilidad” a los demás y un porcentaje a sí mismo, se sorprenderán de ver lo mucho que culpamos a los demás, porque nos mandan muchos mails, porque nos interrumpen mucho, porque nos programan reuniones sin planear, etc etc etc; luego traten de analizar cómo convertir esa responsabilidad en propia y asumir el rol de conductor. Se puede!
Reuniones:
En cuanto al manejo de reuniones… tema crítico para muchos… quién no ha asistido a una reunión cuyo objetivo ni siquiera es claro? O aquellas que programan hasta determinada hora y terminan alargándose hasta una hora más? Aquellas en las que sientes que estás perdiendo el tiempo teniendo muchas otras cosas por hacer?. Trata al menos de que las que programes tu, sean efectivas y los participantes no salgan con este sentimiento. Para ello debes tener en cuenta:
1. Toda reunión debe tener un objetivo claro, planteado con un verbo medible; no se asiste a una reunión efectiva a “discutir”, a “revisar”, a “hablar” o a “mirar”. Un objetivo claro sería “decidir”, “definir”, “aprobar”, “asignar”, “informar”, “presentar”, etc., algo que tenga un entregable.
2. Hay que definir qué tipo de reunión voy a realizar: informativa, de consulta (preguntar opiniones), de toma de decisiones o de coordinación (asignar, distribuir tareas), pero no todas en una misma.
3. El tiempo ideal para una reunión es de máximo 2 horas, es importante ser muy puntual tanto al iniciar como al finalizar, si yo me vuelvo flexible con las reuniones que empiezan tarde, de ahí en adelante este será pan nuestro de cada día. Se recomienda plantear de antemano una regla: si a los 10 minutos de citada la reunión no llega la gente, es preferible cancelarla.
4. Deben asistir solo las personas que realmente se requieran.
5. Enviar previamente una citación que contenga la planeación en tiempos de los temas y objetivos de la reunión, y cumplirlos!
6. Realizar un acta para dejar claras tareas y compromisos, pero dentro de la misma reunión! No una ni dos semanas después.
7. Hacer acuerdos de que los aportes que se vayan a hacer sean claros, cortos y concretos. Como líder de la reunión no permitas aquellas intervenciones extensas y repetitivas que no llevan a ningún lado. Recuerda hablar desde “el YO”, no por los demás y con honestidad y respeto.
Los Mails:
Usar el Outlook de manera efectiva es otro tip, hacer tareas con fecha de vencimiento, usar las categorías y sobretodo saber usar los mails! A quien no le molestan los mensajes en cadena? O aquellos que van dirigidos a 30 personas informando algo y esas mismas 30 personas usan “responder a todos” con un simple “gracias”?, a caso no saben que existe el simple “responder” para no llenar a los demás de mails inoficiosos?. No hagas tú lo mismo: dirige los mails solo a quien corresponda, no copies a quien realmente no le incumbe, no hagas un tratado en el mail, se concreto y ve al grano, usa el campo “asunto” para referirte específicamente al tema del mail, y no uses “responder a todos” si no lo necesitas realmente.
Espero que estos tips les ayuden a mejorar el manejo de su tiempo, o al menos les quede sonando como me quedó a mi lo de “ser conductor” de su tiempo. Arriésguense a hacerlo diferente y no se conviertan en aquellas personas que no pasan de la queja.
Son 2 años de mucho trabajo, conocimiento y bonitos momentos que nos hacen seguir adelante con este proyecto. Ya tenemos casi listas las nuevas funcionalidades y el nuevo diseño que estamos probando para estrenar muy pronto con todos Ustedes.
